Registrierkasse

Was bedeutet TSE bei Registrierkassen?

Die Abkürzung TSE steht für eine technische Sicherheitseinrichtung. Diese bezeichnet ein spezielles Modul, welches für die Sicherheit bei elektronischen Kassen sorgt. Das TSE-Modul garantiert, dass Vorgänge nicht manipulierbar sind und aufgezeichnete Daten nicht mehr verändert werden können. Jeder Vorgang wird mit einer eindeutigen Nummer versehen. Diese Identifikationsnummer ist einzigartig. Neue Registrierkassen sind standardmäßig mit TSE ausgestattet. In eine vorhandene Kasse kann ein TSE-Modul oft nachträglich integriert werden. Dies geschieht auf verschiedenen Wegen. Die TSE kann per Hardware, zum Beispiel per SD-Karte oder USB-Stick, oder auch per Cloud über einen externen Server in die Registrierkasse integriert werden.

Die Grundlagen für den Kauf einer Registrierkasse

Seit dem 31. März 2021 sind TSE-Vorrichtungen per Gesetz Pflicht. Dies betrifft neue und nachrüstbare Kassen. Die zuständige Verordnung ist die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV). Diese Verordnung basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (KassenG). Eine Registrierkasse sollte leicht zu bedienen sein. Jeder Mitarbeiter muss ohne großen Arbeitsaufwand mit der Handhabung dieser Kasse zurecht kommen. Die elektronische Registrierkasse ist durch ihre einfache und platzsparende Bauweise so konzipiert, dass Arbeitsprozesse schnell und einfach umsetzbar sind. Werden die Vorgaben eingehalten, so können Sie bedenkenlos eine Registrierkasse kaufen.

Für wen ist eine Registrierkasse mit TSE verpflichtend?

Es besteht keine Pflicht eine Registrierkasse zu nutzen, da die Verwendung einer offenen Ladenkasse weiterhin erlaubt ist. Wer aber eine Registrierkasse kaufen möchte oder bereits eine nutzt, muss die technische Sicherheitseinrichtung verwenden. Dies gilt für Branchen aller Art. Spätestens bis Ende 2023 verpflichtet sich jeder Betrieb seine Kasse auf die TSE umgerüstet zu haben, damit alle Vorgänge richtig, sowie rechtskonform erfasst werden können.

Welche Vorteile hat eine Registrierkasse mit TSE?

Eine TSE-konforme Registrierkasse hat viele Vorteile. Der größte Vorteil ist die Rechtssicherheit, da alle Einnahmen sofort korrekt verbucht werden. Zudem können Daten nicht im Nachhinein manipuliert werden. Dies macht es unmöglich Geld abzuzweigen. Auch eine sichere Übertragung der Daten an das Finanzamt gewährleistet die TSE, wodurch sie vor Überraschungen bei der Steuer schützt. Hohe Nachzahlungen gehören damit der Vergangenheit an. Eine Registrierkasse ohne TSE wird durch das Finanzamt geschätzt. Dadurch können sehr hohe Kosten auf den Betreiber zukommen. Zusätzliche Überprüfungen durch das Finanzamt fallen mit der TSE weg.

Mit der Übertragung der Daten durch die Registrierkasse ist das Finanzamt immer auf dem neuesten Stand. Es geht auch automatisch davon aus, dass alle Daten richtig sind. Weitere Prüfungen finden nicht mehr statt, weshalb auch Kassenprüfer und Steuerberater weniger Aufwand haben. Sie können die Daten in einer Registrierkasse mit TSE ohne großen Aufwand prüfen und weiterverarbeiten. Insgesamt reduziert eine Registrierkasse mit TSE den Aufwand für die Verwaltung enorm.

Die Funktionen im Überblick

Moderne Registrierkassen sind effiziente Geräte. Sie sorgen für reibungslose Vorgänge beim Bezahlen. Und zwar einfach, sicher und komfortabel. Moderne Kassen können programmiert werden und verfügen über verschiedene Warengruppen. Ebenso können tausende Artikel und PLUs gespeichert und verschiedene Sätze für die Mehrwertsteuer hinterlegt werden. Eine Registrierkasse kann von vielen unterschiedlichen Bedienern benutzt werden. Bis zu 30 Bediener sind bei einigen Geräten möglich. Gerade im Gastgewerbe ist das sehr praktisch, da der Wechsel von einem zum anderen Bediener so einfach und schnell erfolgen kann.

Viele Funktionen für Schutz und Sicherheit

Eine Registrierkasse bietet viel Platz. Die Fächer für die Münzen und Scheine sind einfach herauszunehmen. Damit lassen sich Vorgänge mit Bargeld einfach abwickeln. Ein Schloss dient dem Schutz und der Sicherheit und ist ebenso inklusive. Eine gute Registrierkasse ist nur mit den richtigen Schlüsseln komplett. Sie erhalten einen Schlüssel für die Funktionen und einen für die Kassenschublade.

Schnittstellen für das einfache Übertragen von Daten

Moderne Registrierkassen verfügen über viele Schnittstellen. Dies vereinfacht die Übertragung von Daten. Zum Standard gehören heute SD-Karten, die sich leicht wechseln lassen. Aber auch Anschlüsse für PS2, USB oder RJ-11. LAN-Anschlüsse sorgen für eine einfache Anbindung an die Cloud. So können die Daten direkt von der Registrierkasse an das Backoffice weitergeleitet werden. Dort ist eine Bearbeitung in Echtzeit möglich. Auch serielle Anschlüsse gehören zur Standardausstattung der Registrierkasse, ebenso wie die direkte Verbindung mit einem Drucker, welcher oft integriert ist.

Was ist eine offene Ladenkasse?

Neben der elektronischen Registrierkasse findet man heute in vielen Unternehmen noch die offene Ladenkasse. Ladenkassen sind auch als Schubladenkassen bekannt. Sie unterliegen nicht der TSE-Pflicht, da der Gesetzgeber eine offene Ladenkasse erlaubt. Bis dato besteht keine Pflicht für elektronische Kassen. Bei der Ladenkasse handelt es sich meist um eine einfache Geldkassette, die sich manuell bedienen lässt und keine Daten aufzeichnet. Die Daten müssen handschriftlich in ein Kassenbuch eingetragen werden. Eine Aufzeichnung per PC ist nicht erlaubt. Diese Variante ist sehr aufwendig und anfällig für Fehler, weshalb sie sich nur für kleine Betriebe eignet.

Eine offene Ladenkasse ist im Vergleich zur elektronischen Registrierkasse mit geringen Kosten in der Anschaffung verbunden und benötigt keinen Strom. Dennoch hat die Ladenkasse einige Nachteile:  Da sie keine automatisierten Statistiken über den Umsatz ermöglicht, ist die Kassenführung mit hohen Auflagen verbunden. Wer eine Ladenkasse nutzt, muss mit spontanen Prüfungen durch das Finanzamt rechnen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen die Verwendung einer Registrierkasse.

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