Registrierkasse

TSE - So funktioniert die technische Sicherheitseinrichtung

Die Abkürzung TSE steht für die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung von Registrierkassen, die für Unternehmen neben der Kassenmelde- und Belegausgabepflicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Dieses Modul sorgt für mehr Sicherheit bei elektrischen Kassen und dafür, dass Vorgänge nicht manipulierbar sind. Zusätzlich können Daten nachträglich nicht mehr gelöscht oder verändert werden.

Jeder Kassenvorgang wird mit einer eindeutigen Nummer versehen. Diese Identifikationsnummer ist einzigartig und schützt vor Steuerhinterziehung und Schwarzgeldvorgängen. Die zuständige Verordnung ist die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV). Diese Verordnung basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (KassenG).

Neue Registrierkassen sind standardmäßig mit einer TSE ausgestattet. Mit Einführung der TSE-Pflicht im Jahr 2020 gab es für vorhandene und nicht nachrüstbare Kassen eine sogenannte Übergangsfrist bis zum 31.12.2022. Bis zu diesem Zeitpunkt konnte das TSE-Modul, wenn möglich, nachträglich integriert werden. Die Anschaffungskosten lagen dafür in etwa bei 250 €. Wer seit dem 01. Januar 2023 eine Registrierkasse ohne TSE verwendet, verstößt gegen das Gesetz und macht sich strafbar. Dabei muss mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000 € gerechnet werden.

Registrierkassen - Das sind die größten Vorteile

Registrierkassen überzeugen vor allem durch ihre leichte Bedienbarkeit. Sie ermöglichen den Mitarbeitern eine einfache Arbeitsweise ohne große Einarbeitung. Die elektronischen Kassen sind durch die einfache und platzsparende Bauweise so konzipiert, dass Arbeitsprozesse einfach umgesetzt werden können. Grundsätzlich dienen Registrierkassen der Erstellung von Belegen und der Erfassung aller Einnahmen (Bargeld oder Kartenzahlung) in einem Unternehmen. So können Fehler vermieden und die Buchhaltung vereinfacht werden. Ein weiterer Vorteil von Registrierkassen ist der geringe Energieverbrauch.

Moderne Registrierkassen sorgen für reibungslose Vorgänge beim Bezahlen. Programmiert verfügen sie über verschiedene Warengruppen. So können tausende Artikel und PLUs gespeichert und verschiedene Sätze für die Mehrwertsteuer hinterlegt werden. Pro Registrierkasse ist eine Nutzung von bis zu 30 Bedienern möglich. Dies stellt vor allem in der Gastronomie einen großen Vorteil dar, da der Wechsel von einem zu einem anderen Bediener einfach und schnell erfolgen kann.

Eine Registrierkasse bietet viel Platz. Die Fächer für die Münzen und Scheine sind einfach herauszunehmen. Das Schloss dient dem Schutz und der Sicherheit und ist inklusive. Eine gute Registrierkasse ist nur mit den richtigen Schlüsseln komplett. Sie erhalten einen Schlüssel für die Funktionen der Kasse und einen für die Kassenschublade.

Schnittstellen für die einfache Datenübertragung

Moderne Registrierkassen verfügen über zahlreiche Schnittstellen, um die Übertragung von Daten zu vereinfachen. Zum Standard gehören heute SD-Karten, die sich leicht wechseln lassen. Aber auch Anschlüsse für PS2, USB oder RJ-11. LAN-Anschlüsse sorgen für eine einfache Anbindung an die Cloud. Durch diese Möglichkeit können Daten direkt von der Registrierkasse an das Backoffice weitergeleitet werden. So ist eine Bearbeitung in Echtzeit möglich. Auch serielle Anschlüsse gehören zur Standardausstattung einer Registrierkasse, ebenso wie die direkte Verbindung zu einem Drucker, welcher oft integriert ist.

TSE-Pflicht - Für wen gilt sie?

Es besteht keine Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse. In Deutschland ist weiterhin die Verwendung einer offenen Ladenkasse erlaubt. Unter einer offenen Ladenkasse wird eine Barkasse ohne technische Ausstattung verstanden, die allerdings einen täglichen Kassenbericht erfordert.

Jeder Unternehmer darf frei entscheiden, ob er sich für eine offene Ladenkasse oder für eine elektronische Registrierkasse entscheidet. Gegenüber der Ladenkasse hat die Registrierkasse allerdings im Alltag, wie auch bei Finanzprüfungen, zahlreiche Vorteile. Seit 2023 ist die Nutzung einer Registrierkasse nur mit der technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, erlaubt. Nur so ist es möglich, alle Vorgänge richtig und rechtskonform zu erfassen.

Welche Vorteile hat eine Registrierkasse mit TSE?

Eine TSE-konforme Registrierkasse hat viele Vorteile. Der größte Vorteil liegt in der Rechtssicherheit, da alle Einnahmen sofort korrekt verbucht werden. Zudem können Daten nicht im Nachhinein manipuliert werden. Dies macht es unmöglich Geld abzuzweigen. Die TSE gewährleistet eine sichere Übertragung der Daten an das Finanzamt und schützt vor Überraschungen bei der Steuer. Hohe Nachzahlungen gehören von nun an der Vergangenheit an.

Zusätzliche Überprüfungen entfallen mit der TSE. Dies bedeutet auch weniger Aufwand für Kassenprüfer und Steuerberater. Sie können die Daten der Registrierkasse mit TSE schnell und einfach prüfen und weiterverarbeiten. Insgesamt reduziert eine Registrierkasse mit TSE den Aufwand für die Verwaltung enorm, da mit der Übertragung der Daten das Finanzamt immer auf dem neuesten Stand ist. Das Finanzamt geht automatisch davon aus, dass die Daten richtig sind.

Offene Ladenkasse - Das ist der Unterschied zur Registrierkasse

Neben der elektronischen Registrierkasse findet man heute in vielen Unternehmen noch die offene Ladenkasse. Ladenkassen sind auch als Schubladenkassen bekannt und unterliegen nicht der TSE-Pflicht. Dabei handelt es sich meist um eine einfache Geldkassette, die sich manuell bedienen lässt und keine Daten aufzeichnet. Die Ein- und Ausnahmen müssen handschriftlich in ein Kassenbuch eingetragen werden. Eine Aufzeichnung per Computer ist nicht erlaubt.

Offene Ladenkassen eignen sich hauptsächlich für kleine Betriebe, da die Pflege eines Kassenbuches sehr aufwendig und anfällig für Fehler ist. Im Vergleich zur Registrierkasse sind die Anschaffungskosten allerdings deutlich geringer. Außerdem benötigt die offene Ladenkasse keinen Strom. Wir von Schumann empfehlen Ihnen die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse, da die offene Ladenkasse einen großen Nachteil hat: Sie ermöglicht keine automatisierten Statistiken über den Umsatz und ist daher mit hohen Auflagen verbunden. Wer eine Ladenkasse nutzt, muss immer mit spontanen Prüfungen durch das Finanzamt rechnen.

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